Pembaruan Sertifikat
Sekilas
Sertifikat ISO umumnya memiliki masa berlaku selama tiga tahun. Agar supaya sistem manajemen tetap sesuai dengan standar yang ditetapkan, perusahaan perlu melakukan pembaruan sertifikat sebelum masa berlakunya habis. Proses ini dikenal sebagai penilaian pembaruan atau renewal assessment. Dalam hal ini, langkah-langkah tertentu harus diikuti untuk memastikan kelancaran proses tersebut.
Langkah-langkah Pembaruan Sertifikat :
1. Persiapan Dokumen
Dari awal, perusahaan harus mengumpulkan semua dokumen yang relevan terkait sistem manajemen yang diterapkan. Dokumen ini mencakup kebijakan, prosedur operasional, catatan audit internal, dan bukti tindakan perbaikan yang telah dilakukan sebelumnya. Dalam jangka panjang, dokumentasi yang rapi akan sangat membantu dalam proses audit berikutnya.
2. Audit Internal
Dalam situasi ini, perusahaan perlu melakukan audit internal untuk menilai efektivitas sistem manajemen dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Kalau tidak dilakukan secara menyeluruh, ada kemungkinan perusahaan menghadapi kendala saat audit eksternal. Oleh karena itu, audit internal harus dilakukan dengan cara yang sama seperti audit eksternal.
3. Pengajuan Permohonan ke Lembaga Sertifikasi
Setelah audit internal selesai, pengajuan permohonan ke lembaga sertifikasi menjadi langkah berikutnya. Pada dasarnya, perusahaan harus menyertakan informasi dasar tentang organisasi dan sistem manajemen yang akan diaudit. Di sisi lain, menentukan jadwal audit yang sesuai juga menjadi aspek penting agar supaya proses tidak mengalami penundaan yang bisa berdampak pada kelangsungan operasional.
4. Audit External
Dalam kasus ini, lembaga sertifikasi akan melakukan audit eksternal untuk menilai kesesuaian sistem manajemen dengan standar ISO yang berlaku. Begitu juga dengan audit internal, audit eksternal mencakup tinjauan dokumen, wawancara dengan manajemen dan karyawan, serta observasi langsung di lapangan. Bahkan lebih jauh, audit ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan telah memenuhi semua persyaratan yang diperlukan.
5. Tindak Lanjut
Hasil dari audit eksternal dapat menunjukkan adanya ketidaksesuaian yang harus diperbaiki. Dalam kenyataannya, apabila auditor menemukan area yang memerlukan tindakan korektif, perusahaan harus segera menyelesaikannya dan menyerahkan bukti pelaksanaannya kepada lembaga sertifikasi. Pada akhirnya, setelah semua persyaratan terpenuhi, lembaga sertifikasi akan menerbitkan sertifikat ISO yang baru.
Bagaimanapun juga, penting untuk disadari bahwa proses pembaruan sertifikat ISO sebaiknya dimulai sekitar dua bulan sebelum masa berlaku sertifikat berakhir. Dengan pemikiran ini, perusahaan memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan segala sesuatunya dan memastikan bahwa sertifikat baru dapat diterbitkan tepat waktu. Dalam kasus lain, jika sertifikat lama telah kedaluwarsa sebelum resertifikasi dilakukan, perusahaan bisa mengalami gangguan operasional.
Maka dari itu, dengan melakukan pembaruan sertifikat ISO secara tepat waktu dan mengikuti prosedur yang ditetapkan, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem manajemen yang diterapkan tetap efektif dan sesuai dengan standar internasional yang berlaku. Demikian juga, perusahaan akan lebih siap menghadapi tantangan dalam lingkungan bisnis yang terus berkembang.
Irqa Customer Service