Prosedur Banding
Tahapan Prosedur Banding Sebagai Berikut
1. Evaluasi Naik Banding oleh Direktur
Semua naik banding tertulis akan diteruskan kepada Marketing yang akan memelihara semua naik banding dan tindak lanjutnnya. Direktur akan memimpin untuk mengevaluasi semua submisi naik banding tanpa diskriminasi. Perihal prosedur naik banding,untuk naik banding yang ternyata tidak serius (frivolous), Direktur akan mengabaikan naik banding. Kemudian memberitahu Chairman ACC alasan pengabaian. Chairman ACC dapat berinisiatif untuk membentuk Komite Naik Banding sekalipun naik banding tersebut frivolous. Untuk semua kasus non-frivolous, Direktur harus merekomendasi Chairman ACC untuk membentuk Komite Naik Banding
2. Pembentukan Komite Naik Banding
Komite Naik Banding dapat menyertakan tenaga ahli dari industri untuk membantu dalam evaluasi. ACC harus memastikan bahwa personnel yang terlibat langsung dalam dua tahun terakhir dengan organisasi atau organisasi terkait tidak ditugaskan melakukan investigasi naik banding. Pemohon naik banding akan diberitahu mengenai susunan komite oleh Marketing. Komite akan melakukan investigasi jika tidak ada keberatan atas komite dalam waktu satu minggu. Pemohon naik banding diperkenankan untuk menolak susunan komite maksimum dua kali.
3. Dukungan Sekretariat oleh Marketing Bagian Dari Prosedur Banding
Marketing akan menyediakan dukungan sekretariat untuk Komite Naik Banding. Termasuk menyediakan informasi yang berkaitan dengan naik banding (seperti manual, prosedur, laporan audit dan korespondensi), dan apabila diminta oleh Ketua Komite Naik Banding, mengusahakan auditor, pemohon naik banding dan pihak terkait untuk diwawancara. Selain tenaga ahli atau IRQA Indonesia memiliki hak suara dalam proses pengambilan keputusan.
4. Investigasi dan Pengambilan Keputusan oleh Komite
Komite Naik Banding harus melengkapi investigasi dalam satu bulan kecuali ditetapkan lain oleh ACC. Setelah melengkapi investigasi dan evaluasi, Komite Naik Banding harus memberikan laporan, termasuk rekomendasi kepada Chairman ACC untuk pengesahan. Dalam hal ada perbedaan pandangan diantara para anggota, keputusan harus diambil secara mayoritas. Laporan harus menunjukkan perbedaan pandangan, pengesahan harus kemudian diambil oleh semua anggota ACC melalui memo/meeting. Rekomendasi harus berupa: menolak naik banding; atau menerima naik banding dan menginstruksikan manajemen IRQA Indonesia untuk melakukan langkah terkait.
5. Pemberitahuan Keputusan kepada Pemohon
Berdasarkan pemberitahuan Penasehat maka fihak marketing harus memberitahu perusahaan ketetapan naik banding. Untuk naik banding yang diterima, marketing harus memberitahu Penasehat setelah tindakan yang harus diambil selesai dilakukan.
6. Prinsip Non-Diskriminasi dalam Naik Banding
Segala keputusan yang timbul tidak akan menghasilkan tindakan diskriminasi terhadap pemohon banding.
7. Laporan Tahunan kepada Penasehat dalam prosedur banding
Setahun sekali, marketing akan membuat laporan ringkas kepada penasehat tentang semua naik banding (jika ada) yang diterima untuk informasi.
8. Pencatatan dan Pemeliharaan Data Naik Banding
Marketing bertanggung-jawab untuk membuat dan memelihara catatan untuk menelusuri status dan keputusan akhir semua naik banding yang diterima, termasuk semua rencana tindakan-tindakan yang diperlukan.
Penutup
Organisasi akan diberitahu secara resmi tentang keputusan. Organisasi ini memiliki opsi untuk mengajukan banding terhadap penarikan / non-pembaharuan / suspensi dalam waktu 14 hari dari tanggal pemberitahuan. Prosedur banding akan sesuai dengan prosedur yang relevan dalam Manual Manajemen.
Irqa Customer Service