Penambahan – Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi
Pengertian Penambahan dan Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi
Perubahan sistem manajemen organisasi yang tersertifikasi dan perubahan ruang lingkup sertifikasi (termasuk perpanjangan atau pengurangan). Dengan kata lain adanya perubahan dalam sistem manajemen organisasi bisa menyebabkan penambahan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi
- Penambahan ruang lingkup sertifikasi adalah proses memperluas cakupan sertifikasi yang telah dimiliki sebelumnya, misalnya dengan menambahkan produk, layanan, proses, atau lokasi baru yang ingin disertifikasi sesuai dengan standar yang berlaku.
- Pengurangan ruang lingkup sertifikasi adalah proses menyempitkan atau mengurangi cakupan sertifikasi yang telah diberikan, yang bisa disebabkan oleh beberapa faktor seperti ketidaksesuaian terhadap standar, perubahan operasional, atau keputusan strategis perusahaan.
Proses Penambahan dan Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi
Proses ini melibatkan beberapa langkah penting yang harus diikuti oleh pemohon. Berikut adalah tahapan yang umum dilakukan:
Permohonan Penambahan dan Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi:
Pemohon mengajukan permohonan untuk penambahan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi. Permohonan ini biasanya dilakukan melalui email atau formulir resmi yang disediakan oleh lembaga sertifikasi.
Evaluasi Awal:
Lembaga sertifikasi akan melakukan evaluasi awal terhadap permohonan yang diajukan. Ini termasuk memeriksa dokumen dan informasi yang relevan.
Audit:
Jika permohonan disetujui, lembaga sertifikasi akan melakukan audit untuk menilai apakah organisasi memenuhi syarat untuk penambahan atau pengurangan ruang lingkup. Audit ini mencakup pemeriksaan dokumen, wawancara, dan observasi langsung.
Keputusan:
Setelah audit selesai, lembaga sertifikasi akan memberikan keputusan. Jika disetujui, sertifikat baru akan diterbitkan dengan ruang lingkup yang diperbarui.
Pemantauan:
Setelah perubahan diterapkan, lembaga sertifikasi akan melakukan pemantauan berkala untuk memastikan bahwa organisasi tetap mematuhi standar yang ditetapkan.
Sebagaimana ditentukan dalam Syarat dan Ketentuan Umum, organisasi akan menginformasikan IRQA Indonesia secara tertulis setiap pemberian, perubahan sistem manajemen bersertifikat. Ini termasuk:
- Nama dan Alamat Perusahaan
- Perwakilan Manajemen
- Struktur organisasi
- Manufaktur proses bisnis dan rencana
- Revisi dokumen Manual dan pendukung
Direktur / Management Representative akan memutuskan pada kebutuhan untuk melakukan audit khusus untuk memverifikasi perubahan sistem manajemen. Perubahan manajemen puncak dan nama organisasi biasanya tidak memerlukan audit khusus. Perubahan lokasi dan perubahan yang signifikan (termasuk ekstensi atau pengurangan) dalam kegiatan proses biasanya akan memerlukan audit khusus.
Untuk perubahan yang tidak memerlukan audit khusus, Pemasaran akan mengubah catatan dalam file organisasi, serta sertifikat yang diperlukan, untuk mencerminkan perubahan.
Audit khusus dapat dilakukan sebagai bagian dari penilaian berkelanjutan. Audit khusus dilakukan dengan cara yang sama seperti penilaian sertifikasi. auditor yang ditunjuk akan mencatat hasil dalam Laporan Penilaian dan menyerahkan kepada Wakil Manajemen untuk diperiksa dan disetujui. Seperti yang telah berlaku, Surat Award dan Sertifikat diubah untuk mencerminkan perubahan.
Untuk perluasan ruang lingkup, Pemasaran akan meminta organisasi untuk mengisi Formulir Pendaftaran. Direktur atau personil yang ditunjuk akan meninjau aplikasi dan memberikan penawaran untuk sertifikasi dari perluasan ruang lingkup. Jika organisasi menerima penawaran, akan menandatangani dan mengembalikan Letter of Acceptance.
Namun, jika ada perubahan besar pada Syarat dan Ketentuan yang mengatur skema sertifikasi Umum, organisasi yang disertifikasi akan diinformasikan baik secara tertulis atau melalui presentasi (s) atau metode lain yang ditetapkan oleh manajemen. Demikian penjelasan mengenai Penambahan atau Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi
Irqa Customer Service