Ketentuan Terkait Pembekuan atau Penangguhan Sertifikat
Berikut adalah beberapa kondisi yang dapat menjadi dasar pembekuan atau penangguhan sertifikat:
- Ketika salah satu situasi ditentukan dalam Syarat dan Ketentuan Umum berlaku atau ketika organisasi gagal mengambil tindakan perbaikan yang memadai dalam waktu yang ditentukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang terdeteksi selama penilaian lanjutan atau pembaruan.
- Sertifikat dapat direkomendasikan untuk tidak diperbarui atau ditangguhkan apabila organisasi tidak melakukan kegiatan produksi atau operasional selama dua tahun terakhir, sesuai dengan hasil evaluasi dan ketentuan yang berlaku.
- Organisasi tidak melaksanakan audit surveilans atau audit sertifikasi ulang dalam batas waktu yang telah ditetapkan dalam program sertifikasi, tanpa alasan yang dapat diterima dan tanpa adanya pengaturan jadwal yang disetujui oleh Lembaga Sertifikasi. Kondisi tersebut dapat menjadi dasar untuk dilakukannya penangguhan sertifikat.
- Auditor setelah melakukan penilaian lanjutan atau pembaruan akan menyampaikan Laporan Penilaian dengan rekomendasi untuk tidak memperbarui, menangguhkan, atau menarik sertifikat. Laporan tersebut akan ditinjau oleh Direktur/ personil yang ditunjuk sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan.
- Penangguhan sertifikat berlaku untuk jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan, kecuali ditentukan lain berdasarkan persyaratan skema atau ketentuan yang berlaku. Selama masa penangguhan, organisasi wajib memenuhi persyaratan yang ditetapkan, termasuk menyelesaikan audit surveilans atau sertifikasi ulang yang tertunda serta menyelesaikan ketidaksesuaian yang menjadi dasar penangguhan.
- Untuk mencabut status penangguhan, organisasi harus menyerahkan dan/atau melaksanakan tindakan perbaikan yang dipersyaratkan. Tindakan tersebut akan diverifikasi oleh auditor dan dapat dilakukan kunjungan atau audit tambahan apabila diperlukan. Apabila hasil verifikasi memuaskan, auditor memberikan rekomendasi pemulihan sertifikasi untuk ditinjau dan diputuskan oleh Direktur/personil yang ditunjuk sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan.
- Apabila sampai berakhirnya masa penangguhan organisasi tidak melaksanakan audit yang dipersyaratkan, tidak menyelesaikan tindakan perbaikan, atau tidak memenuhi persyaratan pemulihan sertifikasi, maka sertifikat dapat ditarik (withdrawn).
- Setelah sertifikat ditarik, status sertifikasi sebelumnya tidak dapat dilanjutkan. Apabila organisasi ingin memperoleh sertifikasi kembali, organisasi harus mengajukan permohonan sertifikasi baru dan mengikuti proses sertifikasi awal sesuai dengan persyaratan yang berlaku. Sertifikasi baru tersebut tidak dianggap sebagai kelanjutan dari siklus sertifikasi sebelumnya.
- Sertifikat juga dapat ditarik apabila organisasi secara resmi memberitahukan Lembaga Sertifikasi bahwa organisasi tidak ingin melanjutkan partisipasi dalam skema sertifikasi.
Ketentuan Penggunaan Sertifikat dan Tanda Sertifikasi
Dalam hal sertifikat mengalami penangguhan atau penarikan, organisasi wajib menghentikan penggunaan sertifikat dan tanda sertifikasi yang berkaitan dengan status sertifikasinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Organisasi juga tidak diperbolehkan menggunakan atau menyatakan status sertifikasi seolah-olah masih berlaku selama masa penangguhan atau setelah sertifikat ditarik.
Prosedur Penangguhan Sertifikat
Apabila sertifikat ditangguhkan, Lembaga Sertifikasi UHK akan menyampaikan pemberitahuan resmi kepada organisasi. Pemberitahuan tersebut menjelaskan alasan penangguhan, tanggal mulai penangguhan, persyaratan yang harus dipenuhi, serta batas waktu yang diberikan untuk pemulihan sertifikasi.
Selama masa penangguhan, organisasi tidak diperkenankan menggunakan status sertifikasi untuk menyatakan bahwa sistem manajemennya masih tersertifikasi. Organisasi wajib menyelesaikan persyaratan yang ditetapkan oleh Lembaga Sertifikasi untuk dapat memperoleh kembali status sertifikasinya.
Penyelesaian Masa Penangguhan
Pada akhir masa penangguhan, Lembaga Sertifikasi akan mengevaluasi pemenuhan persyaratan oleh organisasi. Apabila seluruh persyaratan telah dipenuhi dan hasil verifikasi dinyatakan memuaskan, status sertifikasi dapat dipulihkan melalui keputusan sertifikasi yang berlaku.
Apabila sampai batas akhir masa penangguhan organisasi tidak memenuhi persyaratan pemulihan atau tidak melaksanakan audit surveilans/sertifikasi ulang yang dipersyaratkan, sertifikat akan ditarik. Setelah penarikan sertifikat, apabila organisasi ingin memperoleh sertifikasi kembali, proses harus dilakukan sebagai sertifikasi awal dan tidak dapat melanjutkan siklus sertifikasi sebelumnya.